都内近郊でイベントの企画、運営、施工を承っております東真です。
弊社は様々なホテルやイベント会場で必要になる舞台の作成や、入り口の装飾や照明音響機器の手配など、
イベントに関する施工であれば様々な事をしている会社でもあります。
特に弊社ではホテルで行われるイベントの施工にノウハウを持っており、ホテル施工において約50年以上の経験があります。
ホテルでは様々なイベントが行われますが、特に多いのが企業関連のイベントです。
例えば設立記念式典や新商品の発表イベントなどが多い印象があります。
やはり、企業全体となって注力するイベントでもあるため、予算やデザイン等にも意気込みを感じる次第ではあります。
新商品をバンバン発表するような企業であれば広報の社員や、イベント担当者の方の手腕も素晴らしく、手配などが非常にスムーズです。
しかし「自社のイベントを初めてホテルで行う」という企業もまだまだいらっしゃいます。
ホテルでのイベント開催経験が無いため「どうやって業者手配をしたらいいのか？」「そもそも会場はどこにしたらいいのか」など、
暗闇を歩くような感覚になってしまうのは当然のことです。また、それを一身に担うイベント担当者の方のご苦労はさぞ大きいものでしょう。
そこで今回我々が初めてホテルでイベントを行いたいと考えている方、もしくはその任を任せられたイベント担当者の方へ、
会場選びの方法や企画の立案方法などのベーシックな点をお伝えしつつ、その労力を軽くしていくちょっとした方法についてご説明させていただきます。
ホテル選びの方法
そもそもホテルでのイベントは何処で行われるのかご存じでしょうか？
そう宴会場で行われます。ホテルの宴会場に足を運ばれたこともない方も大勢いらっしゃるのではないでしょうか？
宴会場はホテルによって小中大と様々な会場があるのはもちろんですが、
大会場に関しては200～300人のキャパシティーがあるホテルがほとんどで、収容人数に関する大きな違いは特にありません。
宴会場で大きく変わってくるのは内装でしょうか。内装に関してはそれぞれホテルのコンセプトに合わせて変わってきます。
しかし、ここでお気に入りの宴会場に決定しまうのは非常に危ないのです。
我々がオススメしているのはいかに会社に近いホテルにするかという点です。
これはイベント担当者を大きく助ける上で非常に大切な事なのです。
会場選びが決まった後に行わなければいけないのが、ホテル側のイベント担当者との打ち合わせです。
このホテル側のイベント担当者と密に連絡が取れなければイベント自体が失敗する可能性も高くなります。
イベントが開催される前の準備段階では、どんなものが必要になるのか、予算内に収めるための備品や装飾はどうしたら良いのかなどを打ち合わせるために、
何度かホテルに足を運ぶ必要もあります。また、開催が近づくにつれて、どんな施工物を設置するのか、サイズはどれくらいなのかなどをイメージするためにも、現場への視察や立ち合いは欠かせません。
そういった移動に関する物理的な距離が、無駄な時間をとられてしまう大きなコストとなってしまうのです。
イベント担当者は当日が近づくなるにつれてどんどん忙しくなっていきます。
無駄な時間を取られないようにするためにも会社に近いホテルを選びましょう。
業者手配の方法
どのホテルで開催するかを決めることができたら、次は企画の話に移ります。
会社の記念式典のようなイベントの場合、フレキシブルに動くようなタイムスケジュールにはならないかと思われます。
記念式典の基本的な流れとしては挨拶から、重役のお言葉などをイベントに組み込み、その後の会食に関する流れを決めていけばいいでしょう。
またここで、看板やバックパネル、ステージやノベルティグッズなども同時に決めていくような形になります。
その後の業者選びですが基本的にホテル側の人にお願いをしたらオススメの業者を手配してくれますが、
施工物によって業者があれこれ変わるような事態は、イベント担当者はできる限り避けるようにして下さい。
なぜなら、イベント担当者は当日まで様々な人から電話や連絡がかかってきます。
いろんな話が全て同時並行で行われるので、まとめて話を進めていくことができないのがイベント担当者の悩みでもあります。
そんな悩みを回避するためには、例えば施工であれば我々のような、総合的な施工を受つけているような会社に依頼をすれば、
施工に関するお話をまとめることができ、連絡のやり取りもスムーズになるだけでなく、施工物事態もいくつか割引が発生します。
その理由が現場で施工を行う職人の数を減らせることができるため、人件費がそもそも減るということができるからです。
例えば一人の職人で、看板の組み立てと、バックパネルの組み立てをすることができるのです。
そういった点からも業者選びは、ホテルイベント専門業者に依頼をするのが得策でしょう。
連絡のやり取りを行ってもらえるもう一人の自分を作る
最後に抑えておきたいのが、ホテル側のイベンターとは別に、現在の進捗ややり取りを共有してくれる仲間を作ることです。
先ほども記載しましたが、イベント担当者には連絡がひっきりなしにかかってきます。忘年会の幹事の比ではありません。
我々、東真はそう言ったイベント担当者の方々がお困りになられている姿を沢山見てきました。
イベント担当者の方のキャパシティーが限界に近づくにつれて、イベント自体のクオリティも下がりかねないのです。
そのため東真ではイベントのホテル選びの前からご依頼をいただければ、ホテルイベントに関する企画から打ち合わせまでを一緒に考え、
連絡のやり取りを代行するサービスも行っております。
全てはイベントの成功のために、我々は従来の施工だけでなく、ホテル選びからイベント企画までお手伝をさせていただきたいと思っている次第です。
ホテルのイベントに何かしら悩まれたりしたらご遠慮なくお問い合わせください。