同窓会の幹事が面倒なことと、ホテル業界に精通する会社がお手伝いできること

2019.7.12

旧友と再会できる同窓会を楽しみにしている人は多いのではないでしょうか。近況報告をし合ったり、昔話に花を咲かせたりと、想像するだけでワクワクするものです。

とはいえ、同窓会の幹事をするのはとても大変。事前準備から当日の運営までやることは山ほどあるにもかかわらず、クラスのムードメーカーだった言い出しっぺが何もしない、また、幹事になっても積極的に動かない…。最悪の場合は、割り当てられた仕事を放棄する人までいます。

しかし、楽しい同窓会にするためには大変な中でもしっかりと周りをまとめていかなければいけません。ここでは、同窓会の幹事をするときに特に大変なこと、面倒なことについてまとめました。また、同窓会の開催にあたってホテル業界に精通する東真がお手伝いできることについても併せてご紹介します。

同窓会の幹事が面倒だと思うこと

①会場押さえ

同窓会をするためにはまずは会場を押さえなければいけませんが、この時点で頭を悩ませる幹事は少なくありません。なぜなら、会場選びの際に考慮するべき要素がたくさんあるためです。

例えば、中学校や高校の同窓会の場合は参加者が各地方に散らばっていることが多いため、できるだけアクセスの良い会場を選ばなければいけません。また、車で来るであろう参加者が多い場合は近くに駐車場があるかどうかにも気を配る必要があります。これらの点を踏まえずに会場を選ぶと、結果として参加者のドタキャンにつながってしまいます。

さらに、同窓会に足を運んでくれた参加者が満足できるようにするためには雰囲気の良い会場を選ぶことが大切です。清潔感があり、明るい印象の会場がベスト。会場のサイズは参加者の人数に合わせる必要があり、狭すぎると息苦しく、広すぎると寂しくなってしまいます。

料理やドリンクも同窓会の会場選びにおける重要なポイントの1つで、料理がおいしければ参加者の満足度はぐっと上がるといえるでしょう。ドリンクについては、メニューがバラエティに富んでいると多くの人の好みに合致するので安心です。

少し考えただけでも、会場選びに際して考慮しなければいけないことはこれだけあります。さらに、決定に時間をかけすぎると希望の会場を押さえられないこともあります。そのため、幹事には迅速かつ適切な会場選びが求められるといえるでしょう。

②参加者への招待状送付

インターネット全盛の時代とはいえ、参加者への招待状はやはり手紙で送付するもの。同窓会の幹事をするのであれば、招待状を送るための地味な事務作業は避けられません。レターセットに印刷してから手紙1枚1枚を折り込んで封筒に入れ、さらに糊付けして送るという作業が必要になります。決して難しい作業ではありませんが、参加人数が多い場合はかなりの時間がかかります。

そして、招待状送付と同時にSNSなどで同級生に連絡して参加者を募ることも幹事の仕事です。名簿があれば簡単ですが、実際には住所などが変更されていて招待状が届かないこともしばしば。だからこそ、FacebookやLINE、Instagramなどを利用して同級生に呼びかけ、少しでも多くの参加者を集めなければいけません。

全員とスムーズに連絡が取れるケースもありますが、クラスの数名は連絡先が分からなかったりするものです。きちんと全員に同窓会の情報が行き渡るようにするためには、マンパワーが必要。意外と苦労するポイントだといえるかもしれません。

③当日運営

同窓会幹事としての最後の仕事は、当日の運営です。参加者が少ない場合は1人の幹事で行うこともありますが、大人数の場合は幹事は数人必要です。その場合、連絡を密にとってそれぞれの役割を明確にしておかないとトラブルの原因になりかねません。

主な役割としては受付係やお金の管理係、司会係などがあります。その他にも、スケジュールがずれた場合に終了時間に間に合うように調整する、会場の施工に立ち会うなど、当日に幹事がやることは山積み。上手に運営を回さないと、幹事は旧友と話す時間が全く取れなくなってしまいます。

万が一運営に不備があると幹事が同窓会を楽しめないだけではなく、時間を超過してしまい追加料金を取られる、参加者全員から費用を回収できない、不備があった点に対して後から苦情が出るなど、様々な問題が起こりる恐れがあります。同窓会幹事を初めて行う場合は、特に念入りな事前準備および打ち合わせが必要だといえるでしょう。

東真ホテルがお手伝いできること

①会場押さえも可能

同窓会会場の選択肢としては、ホテル、結婚式場、レストラン、居酒屋などがあります。しかし、選択肢が多いとかえって悩んでしまうのではないでしょうか。なかなか決められないのであれば、ホテルの宴会場を選ぶのがベスト。ホテルの宴会場なら多くの条件を満たしやすく、また少人数の同窓会にも大人数の同窓会にも対応できます。

そして、東真グループはこれまで50年以上ホテル業界に携わってきました。80を超えるホテルとコネクションを持っており、各ホテルの特徴について深いところまで把握しています。また東真では事業の一環として施工も行っており、各ホテルで部材の搬入や搬出を行っています。この経験から、各ホテルへのアクセスもしっかりと理解しています。

東真では同窓会の幹事の方へのヒアリングをしっかりと行い、最適なホテルをご提案しています。参加者の人数やアクセスの良さ、希望の雰囲気や料理・ドリンクメニューなど、様々な点を考慮したうえでホテルをご提案しているので、安心してご利用いただけます。

②事務局代行も可能

東真には「agility」という子会社があります。この会社では様々なイベントの人材派遣などを承っており、同窓会の事前準備にも対応しています。同窓会準備において最もマンパワーを必要とするのは、やはり招待状の作成および送付。この作業をagilityに依頼すれば、幹事の負担はぐっと減るといえるでしょう。

それだけではなく、同窓会の開催にあたって必要なものは親会社である東真が取り揃えています。会場にテーブルや椅子があるのはもちろんのことですが、やはり装飾なども手を抜きたくはないもの。とはいえ、自力で揃えようとするとかなりの労力が必要になりますよね。そんな場合はagilityにご相談いただければ、レンタル品として提供可能です。

さらに、「第〇回○○高校同窓会」などの看板作成や会場までの誘導案内板作成も親会社の東真が承っています。同窓会開催に必要なものをまとめてご提供できるのは、東真の大きな強みです。

③当日運営も可能

当日の運営に気を取られていると、幹事は安心して同窓会を楽しむことができません。さらに、運営がスムーズに行かないとせっかくの同窓会が台無しになってしまうこともあります。少しでも心配なら、当日運営もプロに任せてみてはいかがでしょうか。

agilityでは、同窓会当日に必要な受付スタッフや司会進行スタッフの派遣を行っています。さらに運営スタッフやイベントディレクターも派遣可能なため、スケジュール通りに同窓会を進めることができます。せっかくの同窓会だから思い切り盛り上げたい!という場合は、マジシャンやパフォーマーも派遣可能。参加者の思い出に残る、他にはない同窓会にすることができます。

同窓会の幹事をするのは、思った以上に大変なものです。仕事や家事・育児の合間を縫って準備を進めるのは、多くの人にとって大仕事だといえるでしょう。しかし、東真のサービスを利用すれば無理なく同窓会を開催することができます。「やって良かった」と思えるような同窓会にするためにも、ぜひ一度東真にご相談ください。

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