こんにちは。
イベントの企画・施工・運営・レンタルまで手掛けるイベントプロデュースの東真です。私たちは年間で約５８０ものホテルでのイベントに携わっております。その中には「初めてホテルでイベントをやりたいけど右も左も分からない…」と言ったお客様が多くいらっしゃいます。
そこで、本日は、ホテルでイベントをする上でも押さえておくべき最低限の注意点について３つ、お話させていただきます。
１．時間配分は余裕を持ってください！
ホテルでのイベントは、時間配分がとても大切になります。なぜなら、イベントをするにあたって装飾等の施工時間も会場を利用しているということになり、その間にも会場費が発生するからです。大体は前日施工をオススメしますが、施工時間も会場費が発生するので注意を。たまに会場費を抑えたいから、ということで当日の朝早くから設営を手配する方もいらっしゃいますが、これもオススメしません。時間が短いと施工内容によっては間に合わない可能性があるのです。トラブルを防ぐためにも、前日の昼間からイベントスペースを予約することをオススメします。
また、イベント後にそのスペースで別の宴会が控えていた場合、時間が終了になるとすぐに出ていかなければならないこともあります。大体のイベントは、終了後も参加者の歓談などで退場が滞ることがあります。その後に使用する団体とトラブルになりかねませんので、宴会後も少しダラダラできる時間を頭に入れた上でイベントのプログラムを組んだ方がいいでしょう。時間が押していると延長ができないので注意してください。
また、これは余談ですが、施工をする場合エレベーターの大きさに注意してください。大掛かりな施工はエレベーターを使用して物品を移動させますが、以前、都内のホテルでエレベーターが小さすぎて資材が運搬できず、階段で全てを持ち運ぶことになりました。これではお金もかかりますし、時間もだいぶロスします。それ以来、エレベーターのサイズは必ずお調べしていただくことをオススメしております。
ホテルは時間に対してシビアであること！これをまず念頭においてください。
２．支払いは全額前払いであることが多い！
ホテルでイベントをする場合、だいたいはイベントの2週間前には全額を支払っておく必要があるケースがほとんどです。中には、もっと早くから振り込みを求めるホテルもあるようです。会場代をはじめ、イベントの出費というと、どうしても「イベント後の売り上げや会費で賄おう」とする考えの人が多く見受けられますが、それよりも先にホテル側に支払が必要であるということを承知してください。お金の支払いについて、ホテルごとにルールを確認してくださいね！
３．料理については意外と融通が利きます！
ホテルで振舞われる料理は、基本的にはある程度ホテル側がヒアリングを行なってくれます。アレルギーや好き嫌いの問題もありますし、一人当たりの予算であるとか、参加者の客層といった問題もくみ取ってくれます。人によって味の好みも違いますから、もし来客者の中でそういった情報を知っている場合、そういった細かい情報まで聞いてもらうことができるのです。このやり取りができること、実はあまり多くの方が知らないようなんで、例えば高齢者の方の参加が多い場合、魚料理にしてくれたり、若い方が多ければボリューミーな料理に切り替えてくれたりなど対応してくれます。
このように、ホテルでイベントをする上で、意外と知らなかった！ということは多く存在します。これ以外にもまだまだ押さえておくべきポイントはあります。
もし、ホテルでのイベントを考えているようでしたら、ぜひ弊社までご一報ください。
経験豊富な弊社のスタッフが誠心誠意を以って対応いたします。