都内近郊でイベントの企画、運営、施工を行っております東真です。
同窓会に人が集まらない！！とお悩みの幹事さんは数多くいらっしゃるのでは無いでしょうか？イベントにおいていかに人を呼べるのかというのはとても重要なミッションですし、既定の人数に集まらなければ運営サイドが赤字になってしまいます。
折角、イベントを開くのですから多くの人を集めたいところです。
しかし、同窓会というイベントは旧交を温める場でもありますが、実際に足を運ぶことに対する心境は意外と重い様です。
まずは同窓会に人が集まらない傾向をご紹介致します。
参加者が集まらない同窓会の3つの特徴
参加者が集まらない同窓会は果たしてどの様なものなのでしょうか？いくつかの要因があげられますが、今回は主に3つご説明します。
参加費が高すぎる
お金に関する問題は非常にシビアです。イベントでは参加者の満足度を高めようと思えば思うほど参加者へ高額の負担を押し付けることになります。逆に安くしようとすればチープになりすぎるといったジレンマを抱えています。
しかしながら、同窓会は会場と料理の予算を決めてしまえば、その他にかかる費用は比較的予算を割く場面はほとんどありませんので、会場とお料理には比較的余裕をもって予算を割くことができます。
参加者により満足してもらいたいというホスピタリティが暴走してしまうと、思わぬところで予算がかかり結局は参加者に負担がかかってしまうというのが、集まらない一つの原因でもあるのです。
お知らせが届かない
同窓会に関するお知らせが届かないというケースはかなり発生します。中学生の頃の住所に送ったけど引っ越していたというのは同窓会感じのあるあるです。また、最近はLINEなどのSNSで相手を見つけてダイレクトメッセージで送ってみたものの、返信が無いなんてこともあるでしょう。
参加者へのリーチができないなんてこともあるでしょう。
楽しそうじゃない
実はこの楽しそうじゃないという感覚は同窓会の誘いにうんともすんとも言わない人にとって、非常に大きなウエイトを占めているのではないでしょうか？確かに同窓会のお誘いってどこか業務的で面白くなさそうですよね。また、しばらく会っていなければ人間関係も一度冷え込んでいるため、中々その中に飛び込むというのは不安になりますよね。
または自分が周りよりも劣っているのではないか、そう思われるのではないかという不安を抱えて、同窓会にいけない人も多いようです。
どうしたら同窓会に参加してくれるのか？
それでは一体どういたら同窓会の参加人数を増やすことができるのでしょうか？
その方法は上記の3点をクリアすれば大きく改善されるでしょう。
その方法をお教えいたします。
予算はポイントを抑えて
予算はポイントを抑えて割きましょう。同窓会で予算を割くべきポイントは「会場」「料理」「広報」この3点です。
まずは「会場」「料理」に関する予算の割き方についてまずはご説明します。
「会場」は大きく分けると居酒屋、レストラン、レンタルスペース、ホテルの4つがあります。どの会場を選んでも人数規模による会場の大きさとしっかりとした選定基準があればどれを選んでも問題はありませんが「きれいな会場を選ぶ」という点においては妥協をしないで下さい。いくら旧友との集まりとはいっても汚い会場を選んでしまえば不快に思う方々もいますし、次回以降からの参加人数は激減するでしょう。
また「料理」にも予算を割いて下さい。お料理は重要な要素です。意外と支払った料金に関する満足度の度合いは料理の美味しさが大きく左右します。
参加者の満足度を高める要因として「会場」と「料理」の2つは絶対に外してはいけない要素なのです。
電話でのお誘いが重要
SNSやメールまたは手紙で参加の有無を確認するだけでなく、電話でアプローチをかけるのは必ず行わなければいけません。
なぜなら、SNSやメールだけでは無機質感が出てしまいますので、同窓会の温かさを伝えられることができないのです。
どんなにfacebookページをおしゃれに作ったところで、いかに旧友と言えどもしばらく連絡を取っていないのであれば参加しようという意思にならないでしょう。やはり人と直接お話するということには、人を動かす大きな要因になり得るのです。
いかがでしたか？
やはり同窓会というからには人と人とのつながりを大事にしながら、協力をして進めていくことが重要です。
協力体制を整えられなければ結局幹事のマンパワー頼りになってしまい、大規模な同窓会を開催することはできないでしょう。
もし、イベント開催に先駆けご不安な点がありましたら東真にご連絡下さい。